Trong quá trình vận hành và phát triển, vì các lý do như thay đổi chiến lược thương hiệu, tái cấu trúc hoặc mở rộng thị trường, doanh nghiệp thường có nhu cầu đổi tên công ty. Tuy nhiên, tên doanh nghiệp là một trong những thông tin cốt lõi ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Do đó, khi quyết định thay đổi, công ty bắt buộc phải thực hiện thủ tục đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong thời hạn quy định.

Trong bài viết này, Minalaw sẽ hướng dẫn chi tiết về điều kiện đặt tên mới, thành phần hồ sơ cho từng loại hình và quy trình thủ tục đổi tên doanh nghiệp mới nhất nhằm giúp công ty thực hiện một cách nhanh chóng, đúng luật.

1. Những điều kiện và quy định bắt buộc khi đặt tên doanh nghiệp mới

Trước khi tiến hành nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần lưu ý việc đặt tên mới phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Luật Doanh nghiệp để tránh bị cơ quan đăng ký kinh doanh từ chối:

• Cấu trúc tên: Tên tiếng Việt của doanh nghiệp phải bao gồm hai thành tố: Loại hình doanh nghiệp (ví dụ: Công ty TNHH, Công ty Cổ phần…) + Tên riêng (ví dụ: Minalaw).

• Điều cấm trong đặt tên:

  • Không được đặt tên trùng hoặc tên gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp khác đã đăng ký trên phạm vi toàn quốc.

  • Không sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tên của tổ chức chính trị – xã hội để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng của doanh nghiệp (trừ trường hợp có sự chấp thuận của cơ quan đó).

  • Không sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc

2. Trọn Bộ Hồ Sơ Cần Chuẩn Bị (Tối Giản Nhất)

Hồ sơ đổi tên công ty có sự khác biệt nhỏ tùy thuộc vào loại hình cấu trúc của tổ chức. Cụ thể như sau:

3.1. Hồ sơ đối với Công ty TNHH, Công ty Cổ phần, Công ty Hợp danh

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp: 01 bản chính do người đại diện theo pháp luật ký (Mẫu Phụ lục II-1 ban hành kèm theo Thông tư về đăng ký doanh nghiệp).

• Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty: (Đối với công ty TNHH một thành viên).

• Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên: (Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty hợp danh).

• Nghị quyết và bản sao biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông: (Đối với công ty cổ phần).

• Văn bản ủy quyền: 01 bản chính (Nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ đại diện pháp lý trọn gói của Minalaw) kèm bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân của người được ủy quyền.

3.2. Hồ sơ đối với Doanh nghiệp tư nhân

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp: 01 bản chính do chủ doanh nghiệp tư nhân ký.

• Văn bản ủy quyền: 01 bản chính (Trường hợp ủy quyền cho Minalaw thực hiện thủ tục).

3. Rủi ro pháp lý khi chậm trễ thông báo thay đổi tên doanh nghiệp

Căn cứ theo quy định, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi (ngày ra quyết định/nghị quyết), doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo bằng văn bản đến Phòng Đăng ký kinh doanh. Nếu quá thời hạn này, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với chế tài xử phạt hành chính:

👉 Nhận File Tư Vấn Thuế / Tài Chính Chi Tiết Miễn Phí Qua Zalo

4. Quy trình, Chi phí và thời hạn giải quyết của cơ quan nhà nước

Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết hồ sơ là Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Bước 1: Nộp hồ sơ trực tuyến

• Người đại diện hoặc người được ủy quyền tiến hành kê khai thông tin, tải văn bản điện tử (scan dạng PDF) của bộ hồ sơ lên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp thông qua tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng.

Bước 2: Thẩm định hồ sơ

• Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ.

• Nếu hồ sơ chưa hợp lệ hoặc tên mới bị trùng/gây nhầm lẫn, cơ quan sẽ ra thông báo bằng văn bản điện tử hướng dẫn doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung.

Bước 3: Nhận kết quả

• Nếu hồ sơ hoàn toàn hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới với tên mới được thay đổi.

Khi thực hiện thủ tục đổi tên doanh nghiệp, các khoản phí lệ phí phải nộp bao gồm:

• Lệ phí nộp hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận mới: 50.000 VNĐ/lần (Miễn lệ phí nếu thực hiện nộp hồ sơ hoàn toàn qua mạng điện tử).

• Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp: 300.000 VNĐ/lần (Đây là thủ tục bắt buộc trên Cổng thông tin quốc gia sau khi đổi tên thành công).

5. Dịch vụ thay đổi tên doanh nghiệp trọn gói tại Minalaw

Quy trình chuyên nghiệp, số hóa 100%, tiết kiệm thời gian tối đa cho khách hàng:

6. Những việc doanh nghiệp CẦN LÀM NGAY sau khi đổi tên công ty

Thay đổi tên doanh nghiệp kéo theo sự thay đổi của hàng loạt công tác vận hành pháp lý liên quan. Doanh nghiệp cần chủ động thực hiện ngay các bước sau để tránh bị gián đoạn hoạt động:

1. Khắc lại con dấu công ty: Do con dấu pháp nhân hiện nay thường thể hiện tên công ty và mã số thuế, doanh nghiệp cần liên hệ đơn vị khắc dấu để làm lại con dấu mới theo tên mới.

2. Thông báo với cơ quan Thuế và Ngân hàng: Thực hiện cập nhật thông tin tên mới trên hệ thống hóa đơn điện tử, thông báo cho ngân hàng nơi công ty mở tài khoản để thay đổi thông tin chủ tài khoản.

3. Thay đổi bảng hiệu công ty: Treo lại biển hiệu mới tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện (nếu có) để tránh bị phạt về lỗi không treo biển hiệu đúng quy định.

4. Cập nhật các văn bằng, tài sản, hợp đồng: Làm phụ lục hợp đồng gửi đến các đối tác, khách hàng thông báo về việc đổi tên; làm thủ tục đính chính thông tin trên các giấy chứng nhận sở hữu tài sản (xe, đất đai, nhãn hiệu…) nếu thấy cần thiết.

7. Chuyên Mục: Hỏi Đáp Cùng Chuyên Gia (FAQ)

Dưới đây là tổng hợp những thắc mắc thực tế nhất từ hơn 2,000+ khách hàng đã đồng hành cùng Minalaw:

TƯ VẤN PHÁP LÝ TỪ LUẬT SƯ TRƯỞNG MINALAW

Tránh mọi rủi ro pháp lý – An tâm phát triển kinh doanh. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi hỗ trợ giải đáp hoàn toàn MIỄN PHÍ 24/7.